Вопрос «сколько Фловио экономит» не имеет честного ответа в процентах. Один магазин выигрывает на разнице в закупочной цене, второй — на том, что перестал терять цветы на складе, третий не экономит ничего, а просто начал считать потери. Усреднить это в одну цифру нельзя: получится правда, которая не про ваш магазин.
Поэтому считать нужно две конкретные величины: сколько магазин потратил на цветы и сопутствующие потери в одном периоде и сколько тратит в другом, при том же объёме продаж. Разница и есть экономия. Ниже — методика: из каких слагаемых она складывается, как собрать базу «было» по своим документам, как привести всё к общему объёму и как проверить результат через маржу и точку безубыточности.
Сразу оговорка, чтобы не было недоразумения: переход на платформу сам по себе не делает срезку дешевле. Цену выбивают на рынке. Фловио даёт инструменты — прямые заказы поставщикам, приёмку с фиксацией брака, склад с порогами дозакупки, доску остатков и аналитику. Экономия появляется, когда вы ими пользуетесь, и видна она только в ваших же цифрах.
Что именно считать экономией на закупке
Экономия на закупке — это не процент и не «средняя по платформе». Это разница между двумя суммами, которые магазин и так знает: сколько он потратил на цветы и связанные с ними потери в одном периоде и сколько тратит в другом.
Считается она в два хода. Сначала находится валовый эффект — насколько дешевле обошёлся тот же объём цветов и насколько меньше денег ушло в потери. Потом из найденного вычитается то, что магазин теперь платит за саму платформу и за перестройку учёта.
В расчёт входят пять слагаемых:
- закупка — во сколько обошёлся тот же объём срезу раньше и сколько стоит сейчас;
- объём — сколько денег лежит в остатке и не работает, а покупается «на глаз»;
- списания — что ушло в убыток, потому что не продалось или потеряло товарный вид;
- возвраты по претензиям — брак, который раньше тихо уходил в расход, а теперь возвращается деньгами;
- излишки — проданное вместо списанного.
Отрицательная статья одна: подписка на платформу. Всё вместе даёт чистый эффект в рублях за период.
Главная ошибка в таких расчётах — сравнивать выручку. Если закупка выросла, а продажи выросли быстрее, выручка покажет рост, а экономии может не быть вовсе. Единственная честная база сравнения — количество проданного: один и тот же объём цветов в одном и том же сезоне.
Слагаемые экономии: как считать каждое на своих данных
| Слагаемое | Как посчитать на своих данных | Где это видно в Фловио |
|---|---|---|
| Закупочная цена | Сумма по накладным и заказам за период, делённая на число стеблей | «Закупки» в аналитике: приходы по накладным и заказы поставщикам |
| Объём закупки | Стоимость остатка на дату плюс закупки за период минус проданное по себестоимости | «Склад»: стоимость остатка, позиции ниже порога, расхождение «накладные минус заказы» |
| Списания | Сумма списанного за период по закупочной цене позиции | «Склад» → «Мои товары»: списание порчи с указанием количества |
| Возврат по браку | Сумма претензий, подтверждённых поставщиком и зачисленных на баланс магазина | «Рекламации» и «Баланс рекламаций» |
| Излишки | Выручка от продажи остатка — своими силами или покупкой чужого излишка | «Остатки со скидкой», промокоды на витрине |
Каждое слагаемое считается по-своему, и почти каждое требует одного и того же условия: движения товара должны быть зафиксированы. Пока списания и поставки не вносятся, цифры в таблице остаются пустыми — и сравнивать нечего.
Шаг 1. Соберите базу «было» по своим документам
Период «было» — это тот отрезок, до которого вы ещё работали. Для цветочного магазина он обычно короче года: цветы не хранятся, закупки делаются часто, сезонность сильно меняет картину. Берите два отрезка одинаковой длины и, по возможности, сопоставимых по времени года: февраль и март не сравниваются, даже если оба месяца.
Что нужно вытащить из периода «было»:
- Объём продаж — сколько стеблей или букетов ушло покупателям. Это база для пересчёта, без неё всё остальное не привести к общему знаменателю.
- Закупка — по накладным и заказам: сколько денег ушло за срезу, сколько стеблей пришло.
- Списания — что ушло в убыток и по какой причине.
- Брак — что приехало плохим и что с этим сделали: заявили поставщику или списали в тишине.
- Остаток на конец периода — сколько денег заморожено в цветах, которые ещё не проданы.
Чего в системе нет: базу приходится собирать руками
Здесь важно понимать границу инструмента. Фловио хранит текущий остаток на складе и документы поставки, но не ведёт журнал всех движений товара за прошлые периоды. Это осознанное упрощение: склад показывает состояние «сейчас», а историю движений магазину полезнее вести у себя.
Практический вывод: если вы только что перешли на Фловио, базу «было» придётся собрать с бумаги — накладные поставщика, кассовые чеки, свой журнал списаний и претензий. Это нормально и не страшно: для расчёта достаточно два-трёх месяцев, а не всей истории. Один раз собрали — и сравнение работает дальше на автомате, уже по данным кабинета.
Шаг 2. Разберите «стало» по тем же слагаемым
Здесь порядок обратный: сначала постройте картину «стало», потом сравните с «было». Разбираем по тем же строкам, что и в таблице выше.
Закупка: та же цена или другая
Начните с суммы закупок за период и разделите её на количество стеблей. Разница с ценой «было» — первое и самое крупное слагаемое, но только если вы изменили круг поставщиков: ушли от перекупщика, нашли другого хозяйственного поставщика, поменяли сорт или сократили перекупную наценку.
Сама платформа цену не назначает. Она даёт каталог поставщиков с их ценами, заказ поставщику с зафиксированной ценой и историю заказов, где видно, по сколько вы брали и сколько потратили. Если вы не поменяли поставщика и не пересмотрели ассортимент, этой строки в экономии не будет — и это нормальный результат, а не провал.
Отдельно посмотрите на объём закупки в деньгах, который лежит в остатке. Он не входит в слагаемое «закупка», но это замороженные деньги, и они бьют по обороту.
Списания: что ушло в убыток
Списание в Фловио — отдельное действие: вы указываете позицию и количество, остаток уменьшается сразу. Если остатка не хватает, операция отклоняется, а не уходит в минус. Это важно для расчёта: списание всегда стоит денег и всегда видно.
Здесь же живёт разница между «списать» и «продать дешевле». Списать — это потерять всю стоимость. Продать остаток со скидкой — это забрать часть стоимости. Разница между этими двумя решениями и есть часть экономии, и она полностью в вашей власти.
Брак: возвращается деньгами, а не уходит в расход
Когда поставка приходит по заказу, приёмка идёт чек-листом: по каждой позиции отмечаете, сколько приняли, сколько отклонили и почему — недопоставка, низкое качество, повреждение при доставке, не тот товар. Принятое уходит на склад, а отклонённое автоматически превращается в претензию поставщику с суммой по цене вашего заказа. На ответ поставщику даётся три дня.
Дальше претензия живёт своей жизнью: поставщик предлагает решение, вы его подтверждаете, и сумма зачисляется на баланс магазина. Это и есть тот случай, когда брак не стоит магазину ничего. Если претензий не было или их не подтверждали — брак был вашим убытком, и в базе «было» он должен сидеть именно в этой строке.
Излишки: проданы вместо списанного
Две дороги, и их стоит различать.
Первая — свои остатки: снизить цену в рознице, собрать комплекты, дать промокод на витрине. Деньги частично вернулись вместо полного списания.
Вторая — чужие излишки: на доске остатков поставщики выкладывают нераспроданное со скидкой до 70 процентов, а объявление живёт не дольше трёх дней. Покупка идёт обычным заказом поставщику: позиция, количество, цена — и после перевода заказа в доставленный товар приходит на ваш склад. Лимит заказов к поставщикам при этом общий: 20 в месяц на «Базовом», 30 на «Стандарте», 50 на «Бизнесе», и покупка излишка расходует его наравне с обычной закупкой.
| Статья расходов «было» | Что с ней стало | Цена вопроса |
|---|---|---|
| Перекупщик между вами и хозяйством | Прямой заказ поставщику из каталога, цена и объём видны в заказе | ₽ за стебель |
| Закупка «на глаз», с запасом на глаз | Порог дозакупки и правило автозакупки доводят остаток до целевого | ₽ в замороженном остатке |
| Брак, зачёркнутый в журнале | Претензия поставщику с суммой по цене заказа, срок ответа — три дня | ₽ возврата |
| Увядшая срезка — в мусор | Списание со склада отдельным действием с количеством | ₽ списания |
| Остаток, который никто не считал | Стоимость остатка и позиции ниже порога в блоке «Склад» | ₽ замороженных денег |
| Средний чек и маржа «по ощущениям» | Фактические продажи, себестоимость проданного, валовая прибыль | ₽ маржи |
Шаг 3. Считайте в единицах, а не в рублях за месяц
Когда все пять слагаемых собраны, приведите их к одному объёму. Деление на количество проданного — обязательный шаг, а не украшение: без него сравнение периодов с разным объёмом бессмысленно.
Пример расчёта: два месяца, подставьте свои цифры
Пример: подставьте свои цифры. Возьмём два месяца одинаковой длины — «было» и «стало». Продажи в обоих по 1 000 букетов, значит объём совпадает и сразу приводится к общему знаменателю.
| Слагаемое | «Было» | «Стало» | Вклад в экономию |
|---|---|---|---|
| Закупка срезу по накладным | 320 000 ₽ | 260 000 ₽ | 60 000 ₽ |
| Списано со склада | 24 000 ₽ | 9 000 ₽ | 15 000 ₽ |
| Брак: оформлен претензией и возвращён | 0 ₽ | 6 000 ₽ | 6 000 ₽ |
| Излишки проданы вместо списания | 0 ₽ | 4 000 ₽ | 4 000 ₽ |
| Подписка на платформу | 0 ₽ | 2 990 ₽ | −2 990 ₽ |
| Итого за месяц | 82 010 ₽ |
Дальше три проверки, и все они важнее самой суммы.
Разделить на объём. 82 010 ₽ ÷ 1 000 букетов = 82 ₽ на букет. Эта цифра уже сравнима с маржой на букет, и её можно ставить рядом с остальными результатами.
Перевести в выручку. При марже 66,7 % экономия в 82 010 ₽ — это 82 010 ÷ 0,667 ≈ 123 000 ₽ выручки, которую можно не набирать и остаться при той же прибыли.
Сопоставить с постоянными расходами. Если постоянные расходы магазина — 120 000 ₽ в месяц, то найденный эффект равен 68 % этих расходов. За год при равном объёме получится около 984 000 ₽, но годовое число в цветочном обманчиво: сезонность гуляет сильнее, чем меняются цены, поэтому смотреть надо помесячно.
И три вещи, которые стоит проверить прежде, чем признать эффект найденным. Первая: действительно ли объём продаж в двух месяцах совпадает — если нет, делите на фактический объём каждого периода. Вторая: не списана ли в «стало» вся бракованная партия подчистую — тогда цифра улучшилась не от возврата денег, а от того, что потери просто перестали фиксировать. Третья: не вписана ли в «стало» разовая экономия, которая не повторится в следующем году.
И ещё две вещи, которые при таком расчёте обычно упускают.
Посчитайте экономию за сезон, а не за месяц. В цветочном бизнесе месяцы не равны: февраль и май — разные экономики. Усреднение за год сгладит всплеск и покажет эффект ниже реального, а усреднение только по пику — выше. Честный формат — помесячная таблица за год, из которой читается и тренд, и сезонность.
Отдельно держите эффект, который вы получили один раз. Если вы сменили поставщика и получили скидку на год вперёд — это разовый эффект, и в следующем году его не будет. А вот снижение потерь на списаниях — это эффект процесса, он повторяется, пока вы фиксируете движения товара.
Шаг 4. Отнимите от экономии то, что магазин тратит на платформу
Эффект — это ещё не чистая выгода. Из него вычитается подписка: 990 ₽ в месяц за «Базовый», 1 690 ₽ за «Стандарт», 2 990 ₽ за «Бизнес». Стартовые цены действуют до 10 января 2027 года, после этого тарифы стоят 1 980, 3 490 и 5 980 ₽. Первые 30 дней платформа работает бесплатно, карту привязывать не нужно, а подключившись до 10 января, вы фиксируете свою цену на 12 месяцев оплаченного периода.
Отдельно и сразу: деньги за саму срезку платформа не экономит и не перечисляет. Счёт за закупку выставляет поставщик, оплата идёт напрямую между магазином и поставщиком. Всё, что вычитается из экономии, — это стоимость сервиса: подписка и ваше время на перестройку учёта.
Второе время обычно недооценивают. Внедрение приёмки, чек-листов и списаний отнимает силы в первые недели, и если экономия считается за месяц, этот месяц надо учесть честно. Разумный подход — включить в расчёт первый месяц целиком и не делить эффект на два сразу.
Шаг 5. Проверьте результат через маржу и точку безубыточности
Экономия в рублях и экономия в процентах — разные вещи, и владельцу нужны обе. Переводится эффект через маржу: сколько выручки магазин может не набрать, оставаясь при той же прибыли.
Формула простая: экономия делится на маржу и даёт выручку, которая вам теперь не нужна. При марже 66,7 % экономия в 82 010 ₽ — это 123 000 ₽ выручки, которую можно не добирать без потери прибыли.
Маржа при этом не берётся «по отраслевой норме». В аналитике магазина она считается из ваших данных: выручка по доставленным заказам, средний чек и себестоимость проданного, где себестоимость букета — это сумма закупочных цен его стеблей и расходников. Валовая прибыль делится на выручку, и получается ваша маржа.
Дальше — точка безубыточности. Постоянные расходы магазина заводятся статьями с категорией и периодом: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно или разово. Платформа приводит их к месячному эквиваленту, делит на маржу и показывает, сколько выручки в месяц нужно, чтобы выйти в ноль, сколько это примерно заказов и какой остаётся запас прочности. Отдельная деталь: множитель наценки в настройках по умолчанию равен 3, то есть маржа 66,7 %. Это отправная точка для прикидки, а не характеристика вашего ассортимента: у садовых роз и у хризантем маржа разная, и настройку стоит менять под свою структуру продаж.
Считать это нужно на своих суммах аренды и зарплаты. Подробно — в материале о цене цветочного магазина и стоимости содержания цветочного магазина.
Шаг 6. Сверьте свой расчёт с блоками в кабинете
Ручной расчёт полезен только как проверка. Истина — в кабинете, и в Фловио есть всё, чтобы её увидеть.
Вкладка «Продажи» — выручка, средний чек, валовая прибыль и маржа за неделю, месяц, квартал или год. Вкладка «Закупки» — приходы по проведённым накладным с разбивкой по товарам и поставщикам. Вкладка «Склад» — стоимость остатка, позиции ниже порога, проданное и себестоимость проданного.
Отдельная деталь, на которой ломается половина самодельных расчётов: во вкладке «Склад» есть расхождение «накладные минус заказы». Это разница между тем, что пришло по накладным, и тем, что вы заказывали. Большое расхождение — это пересортица или незафиксированная поставка, а не экономия. Прежде чем радоваться сходящимся цифрам, стоит убедиться, что они сходятся честно.
Дальше — блоки, которые отвечают на вопрос «где искать следующие деньги». ABC-анализ раскладывает ассортимент по вкладу в выручку: позиции группы A дают основную выручку, и именно на них выгоднее всего искать поставщика дешевле. RFM показывает, какие клиенты приносят деньги регулярно. Прогноз подсказывает объём закупки на ближайшую неделю по истории продаж. Блоки RFM, ABC и точки безубыточности доступны на тарифе «Бизнес».
Пороги дозакупки и автозакупка тоже участвуют в расчёте — они удерживают остаток в рабочем диапазоне, а не дают ему раздуваться. Настройка порогов, правила автозакупки и ежедневная сводка разобраны в материале про учёт остатков цветочного магазина. Порядок работы с поставщиками и прямые заказы — в статье о закупке у фермеров без посредников.
План на месяц: как посчитать «было vs стало» без перестройки учёта
Полный переход на новый учёт с нуля ломает привычки, а ломать их в цветочном магазине дорого. Проще действовать короткими шагами.
Неделя 1. Соберите базу «было» на бумаге. Возьмите два месяца: последний полный до перехода и любой сопоставимый по сезону. Выпишите пять строк из таблицы выше. Неполные данные — нормально, помечайте их как оценку.
Неделя 2. Заведите учёт. Приёмка поставок по накладным, чек-лист приёмки по заказам, списание порчи отдельным действием. Поставьте пороги дозакупки на позиции, которые продаются каждый день.
Неделя 3. Заведите расходы. Статьями с категорией и периодом: аренда, коммуналка, зарплата, бухгалтерия, списание, подписка. Без этого блока точки безубыточности у вас не будет, и проверить расчёт нечем.
Неделя 4. Сравните. Соберите те же пять слагаемых по кабинету, приведите к объёму продаж, вычтите подписку. Первый результат не будет точным — он покажет, где у вас дыры в учёте. Обычно это списания и приходы: если они расходятся, сначала чините их, а не оптимизируйте закупку.
Через месяц у вас есть честная цифра и рабочий процесс, который её кормит. Дальше остаётся повторять цикл: раз в квартал пересобирать базу, смотреть, какое слагаемое выросло, и решать, что с этим делать.
Где Фловио помогает считать
Каждый блок Фловио отвечает на конкретный вопрос вашего расчёта — это не «аналитика для галочки»:
- «Купить у поставщикам» и «Заказы поставщикам» — прямые заказы без перекупщика, с зафиксированной ценой и историей;
- «Приходные накладные» и приёмка — фиксация того, что реально приехало, с разделением на принятое и отклонённое;
- «Рекламации» и «Баланс рекламаций» — возврат брака деньгами;
- «Склад» — остаток, пороги дозакупки, авто-закупка, списания;
- «Остатки со скидкой» — покупка излишков вместо списания;
- «Аналитика» — продажи, закупки, склад, ABC, прогноз и точка безубыточности.
Состав возможностей зависит от тарифа и меняется вместе с продуктом, поэтому актуальный список — на странице тарифов. Что платформа умеет для магазина в целом — на странице возможностей для магазинов.
Попробовать можно бесплатно: первые 30 дней платформа работает без карты, а перейти на свои данные со списаниями, приёмкой и претензиями можно в первый же месяц. Посмотреть тарифы.